Jahressteuergesetz 2013 regelt Aufbewahrungsfristen neu

Am 25.10.2012 hat der Bundestag den Entwurf der Bundesregierung für ein Jahressteuergesetz 2013 angenommen. Eine für alle Unternehmen interessante Änderung betrifft die Aufbewahrungsfristen. Diese sollen für steuerrelevante Geschäftspapiere sinken – 2013 zunächst auf 8 Jahre und dann nochmals ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre.

Damit sollen in Deutschland in Zukunft die gleichen Aufbewahrungsfristen wie in den meisten anderen EU-Mitgliedsstaaten gelten. Bisher beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege 10 Jahre. Dies ist für die Unternehmen allerdings mit hohen Kosten verbunden. Nicht nur das Aufbewahren selbst, sondern auch das Aussortieren und Vernichten der Dokumente ist ein immenser Kostenfaktor.
Die nachfolgenden Unterlagen müssen zukünftig 8 bzw. 7 Jahre aufbewahrt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
• Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderlich sind
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungs-Mitteln abzugebenden Zollanmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten.

Doch Vorsicht: Derzeit schreibt das HGB auch weiterhin eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor, wenn Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich von Bedeutung sind. Dies sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. Wir gehen davon aus, dass der Gesetzgeber kurzfristig auch die entsprechenden Paragraphen des HGB an die neue Regelung anpassen wird.

Alle anderen Unterlagen, wie z.B. empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung, sind auch weiterhin nur 6 Jahre aufzubewahren. Nach wie vor beginnt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Handelsbrief eingegangen oder verschickt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Oft geschieht dies erst im Folgejahr und dementsprechend beginnt die Frist erst mit Ablauf des Folgejahres.

Bereits 2002 hat der BFH die handelsrechtliche Verpflichtung, im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden auch als verpflichtend für die Steuerbilanz angesehen. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses 2013 sollte diese Rückstellung überprüft werden, da sich eine evtl. verminderte Aufbewahrungsdauer auf deren Höhe auswirken dürfte.

Die Verabschiedung dieser und anderer Neuregelungen im Bundesrat ist für den 23. November 2012 geplant.